Profil PMK FH-UH

PMK FH-UH adalah organisasi pelayanan yang terbentuk karena kesamaan keyakinan. Organisasi ini adalah sarana persekutuan dan pelayanan bersifat oikumene yang berdiri sejak tanggal 1 September 1984 dengan nama:

PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS HASANUDDIN (PMK FH-UH)

Tujuan PMK FH-UH berdasarkan AD PMK FH-UH Pasal 6 adalah
1. Membangun keimanan kepada Tuhan,
2. Menghasilkan komunitas kristen yang siap melayani, menjadi garam & terang bagi keluarga, gereja, masyarakat, bangsa & negara sebagai hasil dari pelayanan mahasiswa, sesuai dengan panggilan masing-masing.

Langganan: Postingan (Atom)

PENGENALAN PMK FH-UH DAN DASAR-DASAR ORGANISASI

PENGENALAN PMK FH-UH DAN DASAR-DASAR ORGANISASI
I DASAR-DASAR ORGANISASI PMK FH-UH

A. PENGERTIAN ORGANISASI

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa pendapat sebagai berikut :
1. Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya “The Executive Functions” mengemukakan bahwa : “ Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih” (I define organization as a system of cooperatives of two more persons)
2. James D. Mooney mengatakan bahwa : “Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose” (Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)
3. Dimock, organisasi adalah: “Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose” (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).
4. Stoner: “Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama”.
Dari beberapa pengertian organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi harus memiliki tiga unsur dasar, yaitu :
a. Orang-orang (sekumpulan orang),
b. Kerjasama,
c. Tujuan yang ingin dicapai,
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa: organisasi merupakan sarana formal untuk melakukan kerjasama antara sekelompok orang (dua atau lebih) dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.

B. UNSUR-UNSUR/CIRI-CIRI ORGANISASI

Seperti telah diuraikan di atas bahwa organisasi memiliki tiga unsur dasar, dan secara lebih rinci organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal,
2. Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,
3. Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, dan lain-lain,
4. Adanya pembagian tugas (job delegate) yang menimbulkan kewenangan, koordinasi dan pengawasan ,
5. Adanya tujuan yang ingin dicapai,
6. Adanya visi dan misi.

C. FUNGSI ORGANISASI

Setiap organisasi senantiasa berfungsi untuk:
1. Menetapkan tujuan/sasaran yang ingin dicapai dalam waktuyang telah ditentukan terlebih dahulu.
2. Menetapkan kriteria orang-orang yang akan ditetapkan/dipilih untuk menduduki jabatan tertentu dalam organisasi Organisasi menjadi tempat untuk penggodokan calon pemimpin (leader selection/leidersselectie).
3. Organisasi menjadi ajang pertarungan wawasan dan gagasan, sehingga memperoleh yang terbaik untuk jangka waktu tertentu.
Fungsi organisasi di atas sebaiknya dimasukkan dalam Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan Program Kerja organisasi yang merangkum kesemua fungsi tersebut.

D. JENIS-JENIS ORGANISASI

Pengelompokan jenis organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan kriteria sebagai berikut :
1. Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan.
a. bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada ditangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang.
b. bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai suatu kesatuan.
2. Berdasarkan lalu lintas kekuasaan.
a. organisasi lini atau bentuk lurus, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unit-unit dalam organisasi,
b. bentuk lini dan staff, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi,
c. bentuk fungsional, bentuk organisasi dalam kegiatannya dibagi dalam fungsi-fungsi yang dipimpin oleh seorang ahli dibidangnya, dengan hubungan kerja lebih bersifat horizontal.
3. Berdasarkan sifat hubungan personal
a. organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti : organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum
b. organisasi informal, adalah organisasi yang terbentuk karena hubungan bersifat pribadi, antara lain kesamaan minat atau hobby, dll.
4. Berdasarkan tujuan
a. organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau ‘profit oriented’
b. organisasi sosial atau ‘non profit oriented ‘
5. Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat
a. organisasi pendidikan,
b. organisasi kesehatan,
c. organisasi pertanian, dan lain lain.
6. Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani
a. organisasi produksi, misalnya organisasi produk makanan,
b. arganisasi berorientasi pada politik, misalnya partai politik,
c. organisasi yang bersifat integratif, misalnya serikat pekerja,
d. organisasi pemelihara, misalnya organisasi peduli lingkungan, dan lain lain.
7. Berdasarkan pihak yang memakai manfaat
a. mutual benefit organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi,
b. service organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan, misalnya bank,
c. business organization, organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti perusahaan-perusahaan,
d. commonwealth organization, adalah organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh masyarakat umum, seperti organisasi pelayanan kesehatan, contohnya rumah sakit, Puskesmas, dll

E. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :
1. Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.
Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.
2. Prinsip Skala Hirarkhi.
Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.
3. Prinsip Kesatuan Perintah.
Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
4. Prinsip Pendelegasian Wewenang.
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.
5. Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.
6. Prinsip Pembagian Pekerjaan.
Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing anggota. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.
7. Prinsip Rentang Pengendalian.
Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah anggota yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.
8. Prinsip Fungsional.
Bahwa tiap orang dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9. Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.
10. Prinsip Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh PMK FH-UH, struktur organisasinya akan berbeda dengan Perkantas, GMKI atau LPMI.
11. Prinsip Fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
12. Prinsip Kepemimpinan.
Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

F. PMK FH-UH SEBAGAI ORGANISASI DAN PERSEKUTUAN

Sebagai makhluk sosial, manusia tidak bisa dilepaskan dari organisasi. Bagi orang Kristen alasan berorganisasi adalah:
1. Allah kita bekerja dengan terstuktur, teratur dan terencana ( Kejadian 1 ),
2. sarana untuk mempraktekkan kasih, menjadi terang dan garam (Matius 5:13-16: Markus 9:49&50),
3. membentuk kesopanana dan keteraturan (I Korintus 14:40),
4. sarana kesaksian,
5. sarana untuk melayani sesama,
PMK FH-UH adalah organisasi pelayanan yang terbentuk karena kesamaan keyakinan. Organisasi ini adalah sarana persekutuan dan pelayanan bersifat oikumene yang berdiri sejak tanggal 1 September 1984 dengan nama:

PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS HASANUDDIN (PMK FH-UH)

Tujuan PMK FH-UH berdasarkan AD PMK FH-UH Pasal 6 adalah
1. Membangun keimanan kepada Tuhan,
2. Menghasilkan komunitas kristen yang siap melayani, menjadi garam & terang bagi keluarga, gereja, masyarakat, bangsa & negara sebagai hasil dari pelayanan mahasiswa, sesuai dengan panggilan masing-masing.
Sebagai organisasi, PMK FH-UH adalah sebuah organisasi kader yang besifat amatir, tidak bertujuan untuk mencari keuntungan (non profit oriented) dan tidak bisa dilepaskan dari tata cara dan kebiasaan-kebiasaan organisasi. Kegiatan-kegiatan PMK FH-UH tidak terbatas pada kegiatan kerohanian, akan tetapi juga kegiatan sosial, olah raga dll. (Penyuluhan Hukum, PMK Justice Cup).
Sebagai persekutuan, perbedaan mendasar PMK FH-UH sebagai organisasi Persekutuan dengan organisasi pada umumnya adalah:
1. Tujuan
PMK FH-UH bertujuan mengejar nilai-nilai kekal dan berorientasi untuk kemuliaan Tuhan bukan mengejar nilai yang bersifat sementara untuk keuntungan organisasi.
2. Kriteria Pengurus
Selain setia pada organisasi, kriteria seorang pengurus dalam PMK FH-UH harus setia kepada Tuhan dan punya komitmen untuk melayani.
PMK FH-UH adalah organisasi independen yang bebas dan tidak terikat dari birokrasi kampus, dengan demikian setiap kegiatan yang dilakukan oleh PMK FH-UH tidak perlu mendapat persetujuan dari birokrasi kampus ataupun memberikan laporan kegiatan tersebut.

G. ANGGARAN DASAR DAN ANGGARAN RUMAH TANGGA PMK FH-UH

Anggaran Dasar adalah:
Suatu ketentuan yang memuat/mengatur tentang dasar-dasar dari sebuah organisasi diantaranya, nama organisasi, waktu dan tempat organisasi, dasar asas dan tujuan organisasi.

Anggaran Rumah Tangga adalah:
Anggaran Rumah Tangga adalah suatu acuan program dalam garis besar
sebagai pernyataan kehendak organisasi sebagai Kerangka Umum
Program Kerja yang ditetapkan oleh Rapat Umum Anggota .Kerangka Umum Program Kerja tersebut merupakan rangkaian program-program Kerja yang menyeluruh, terarah dan terpadu yang berlangsung secara berkesinambungan. Rangkaian program-program kerja yang terus-harus dijabarkan kedalam Program Utama Badan Pengurus Organisasi yang memberikan arah dalam mewujudkan Rencana Kerja Operasional yang lebih terperinci, setiap tahunnya.
Maksud ditetapkan Anggaran Rumah Tangga adalah untuk memberikan arah bagi penyelenggara organisasi.
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PMK FH-UH dibahas pada saat rapat umum anggota. Perubahan AD/ART PMK FH-UH yang terahir ditetapkan pada tanggal 17 November 2007.

H. RAPAT UMUM ANGGOTA

Rapat Umum Anggota adalah forum pengambilan keputusan tertinggi dalam organisasi PMK FH-UH. RUA dihadiri oleh Penasehat, Pembina, Badan Penggurus dan anggota. RUA sah apabila diwahadahi oleh Badan Pengurus.
Rapat Umum Anggota bertujuan untuk:
1. menilai pertanggungjawaban pengurus,
2. memilih dan menetapkan formatur tunggal (Ketua PMK FH-UH),
3. membahas, mengubah dan menetapkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga,
4. membahas rekomendasi program kerja,

I. STRUKTUR ORGANISASI PMK FH-UH

Pengertian Pengorganisasian
Pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Pengertian Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Pengertian Bagan Organisasi
Struktur organisasi pada umumnya kemudian digambarkan dalam suatu bagan yang disebut bagan organisasi. Bagan organisasi adalah suatu gambar struktur organisasi yang formal, dimana dalam gambar tersebut ada garis-garis (instruksi dan koordinasi) yang menunjukkan kewenangan dan hubungan komunikasi formal, yang tersusun secara hierarkis.

1. Penasehat
Penasehat PMK FH-UH adalah semua dosen Kristen Fakultas Hukum Unhas dan alumni PMK FH-UH.

2. Pembina
Pembina adalah dosen kristen FH-UH yang dipilih khusus oleh Rapat Umum Anggota. Masa jabatan pembina ditentukan oleh Rapat Umum Anggota.
Pembiana PMK FH-UH saat ini adalah:
Prof. Dr. Ny. Alma Manuputty, S.H., M.H.
Penasehat dan Pembina dan Pembina PMK FH-UH diatur dalam Bab II ART PMK FH-UH.

3. Badan Pengurus
Badan pengurus dipilih melalaui Rapat Umum anggota dengan masa kerja selama satu tahun.
Badan Pengurus PMK FH-UH diatur dalam Bab III ART PMK FH-UH.

4. Anggota
Anggota PMK FH-UH adalah mahasiswa Kristen yang masih terdaftar dalam tahun perkuliahan pada Fakultas Hukum Universitas Hasanuddin Reguler Pagi serta terdaftar dalam buku anggota PMK FH-UH. (ART Pasal 1). Saat ini anggota PMK FH-UH adalah orang
Keanggotaan PMK FH-UH diatur dalam Bab I ART PMK FH-UH.

J. STRUKTUR KEPENGURUSAN PMK FH-UH

Pengurus PMK FH-UH dipilih melalui Musyawarah besar oleh seluruh anggota dengan sistem formatur tunggal. Dalam ruang lingkup PMK FH-UH, pengrus memiliki tanggung jawab secara rohani selain tanggung jawab kepada organisasi. Saat ini, pengurus PMK FH-UH berdasakan SK No. 001/PMK FH-UH/XI/2008 terdiri dari:

1. Ketua/Wakil Ketua
Tugas dan tanggung jawab Ketua PMK FH-UH adalah:
a. meotivasi dan memelihara kesehatian pengurus (bekerjasama dengan pengurus inti),
b. mempersiapkan, mengkoordinasi dan memimpin Rapat Kerja, Rapat Triwulan, dan rapat-pengurus lainnya(bekerjasama dengan pengurus inti),
c. menandatangani surat-surat ekstern maupun interen,
d. mewakili organisasi,
e. mengambil keputusan tertinggi dalam organisasi.

2. Sekretaris/Wakil Sekertaris
Sekretaris berasal dari bahasa latin secretum yang berarti rahasia. Tugas dan tanggungjawab Sekretaris PMK FH-UH adalah:
a. membuat notullen setiap rapat/kegiatan,
b. menandatangani surat-surat ekstern maupun interen,
c. membuat surat keluar,
d. menerima surat masuk,
e. mengarsipkan surat masuk dan surat keluar,
f. bertanggung jawab atas administrasi dan inventaris PMK-FH-UH,
g. membuat daftar inventaris PMK FH-UH,
h. Membuat buku anggota PMK FH-UH

3. Bendahara/Wakil Bendahara
Tugas dan tanggung jawab Bendahara PMK FH-UH adalah:
a. memanfaatkan dan mengelola potensi sumber dana dengan efektif dan efisien
b. membuat laporan keuanggan PMK FH-UH,
c. membuat buku kas organisasi PMK FH-UH,
*) tugas wakil adalah menggantikan ketika Ketua, Sekertaris atau bendahara berhalangan.

4. Divisi-divisi
Secara umum tugas koordinator divisi adalah:
 bersama anggotanya membuat rekomendasi program kerja berdasarkan divisinya untuk kemudian di bahas dalam rapat kerja,
 mengkoordinir dan melaksanakan program kerja divisi,
 membuat laporan pertanggungjawaban program kerja.

a. Kerohanian
Tugas dan tanggung jawab Divisi Kerohanian PMK FH-UH adalah
 Mempersiapkan dan menyusun jadual ibadah (ibadah ju’mat, ibadah bulanan dll).
b. Divisi Doa da Kelompok Kecil
Tugas dan tanggung jawab Divisi Doa dan Kelompok Kecil PMK FH-UH adalah
 Mempersiapkan dan menyusun jadual jam doa,
 Membentuk kelompok kecil
 Membangun koordinasi antar kelompok kecil
c. Divisi Humas
Tugas dan tanggung jawab Divisi Humas PMK FH-UH adalah:
 membangun komunikasi dalam keluarga besar PMK FH-UH,
 membangun komunikasi dengan Fakultas dan Universitas,
 membangun kerjasama dengan organisasi pelayanan lain,
 membuat bulletin,
 memperhatikan, Mengumpulkan innformasi, mengunjungi anggota yang sakit, berduka/bersukacita,
 membuat kartu ucapan, spanduk dll

d. Divisi Talent & Training
Tugas dan tanggung jawab Divisi Talent and Training PMK FH-UH adalah:
 menggali dan mengembangkan dan memanfaatkan potensi talenta anggota,
 mengadakan pelatihan-pelatihan mengadakan pelatihan PF, MC dan gitaris,
 mendampingi latihan pra-ibadah MC, gitaris dan singers ibadah, dll.

BAGAN ORGANISASI PMK FH-UH

Keterangan:
= garis koordinasi
= garis komando

Garis Komando adalah :
garis perintah, pendelegasian kewenangan dan tanggung jawab dari atas ke bawah.
Garis Koordinasi adalah :
garis proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Setiap unsur dalam organisasiPMK-FH UH saling berkoordinasi dalam menjalankan roda organisasi.

SUSUNAN PENGURUS PMK FH-UH PRIODE2008-2009
(Berdasarkan Surat Keputusan No.001/PMK FH-UH/XI/2008)

Ketua : Hasiholan Pasaribu
Wakil Ketua : Hans
Sekretaris : Garce Levina Lohy
Wakil Sekretaris : Junianty Rangga Bua
Bendahara : Agnesia Paeronng
Wakil Bendahara : Yunita Lienardi
Divisi-divisi :

1. Kerohanian
- Steffi Viranisa Clara Supit (Koordinator)
- Mulia Susiana Karaeng
- Sagita Widyasari

2. Doa dan Kelompok Kecil
- Adwijayanty Noer (Koordinator)
- Mery Ruben Bassang
- Kartika Sari Putri
- Jean Art Anggraeni Alex
- Gabey Freschillia Putri

3. Humas
- Cristian Delano Lumban Tobing (Koordinator)
- Herman Rombebua
- Alen Nuari Tonapa
- Yulianti Sianus
- Adelin Anriella Parinding
- Ferdy Mapantow
- Devyta
- Ferly
- Arie Winardi

4. Talent and Training
- Yulian Indramayanti Ado (Koordinator)
- Moses Borrotoding
- Pius Sholla
- Elvian Trisno Ra’bang
- Anggreani Sulistio Kartawijaya
- Steffy Graff
PROGRAM KERJA PENGURUS PMK FH-UH PERIODE 2008-2009
II PERSURATAN

A. PENGERTIAN SURAT, PERSURATAN DAN KESEKRETARIATAN

Dalam berkomunikasi, manusia saling memberikan informasi. Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung. Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara melalui telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat berhadapan komunikasi dapat dilakukan melalui surat.
Pada zaman dahulu surat merupakan alat komunikasi yang sangat efektif untuk menyampaikan berita atau informasi. Pengiriman pada zaman kuno dimulai dengan perantara orang, binatang (burung merpati) hingga jasa pos. Zaman sekarang kita dapat mengirimkan berita atau informasi lebih efektif dengan menggunakan media yang lain, seperti faksimili, SMS (Short Message Service), dan e-mail (elektronik mail), atau media jejaring sosial sperti friendster, facebook, twitter, blog, website.
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.
Persuratan adalah

Kesekretariatan adalah suatu sitem atau pekerjaan yang bertujuan untuk menadakan pencatatan dan pengarsipan dari semua kegiatan melakukan inventarisasi, sebagai pusat dokumentsi.

B. FUNGSI SURAT

1. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat menggambarkan citra penulis.
2. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
3. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
4. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
5. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.

C. JENIS-JENIS SURAT

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya
a. surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatuoarganisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.
b. surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
c. surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
d. surat sosial, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yanng bersifat nirlaba/nonprofit (NGO).

2. Menuirut isinya
a. surat pemberitahuan
b. surat keputusan
c. surat perintah
d. surat permintaan
e. surat panggilan
f. surat peringatan
g. surat perjanjian
h. surat laporan
i. surat pengantar
j. surat penawaran
k. surat pemesanan
l. surat undangan
m. surat lamaran pekerjaan

3. Menurut sifatnya
a. surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju.
b. surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja,
c. surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu yang terkait saja.

4. Berdaraskan banyaknya sasaran,
a. surta biasa,
b. surat edaran,
c. surat pengumuman.

5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya,
a. surat biasa,
b. surat kilat,
c. surat kilat khusus.

6. Berdasarkan wujudnya,
a. bersampul,
b. kartu pos,
c. warkatpos,
d. telegram,
e. teleks atau faksimile,
f. memo dan nota.

7. Berdasarkan ruang lingkup sasarannya,
a. surat intern
b. surat ekstern

D. SISTEMATIKA SURAT FORMAL

1. Bentuk Format Surat
Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan.
Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
a. bentuk lurus penuh (full block style)
b. bentuk lurus (block style)paling sring digunakan.
c. bentuk setengah lurus (semiblock style)
d. bentuk lekuk (indented style)
e. bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)

2. Hal-hal yang Perklu Diperhatikan dalam Penulisan Surat Resmi
Dalam penulisan surat resmi, hal-hal umum yang harus diperhatikan adalah,
bahasa yang digunakan harus sesuai dengan etika, estetika, dan logika penggunaan bahasa yang bersifat formal, dalam penulisan unsur-unsur surat juga harus mematuhi kaidah penulisan bahasa yang sesuai dengan ejaan yang disempurnakan,
Unsur-unsur surat resmi yaitu: kepala surat,nomor surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat tujuan surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, jabatan, tembusan, dan inisial.

Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis surat resmi:

a. Penulisan Kepala Surat
Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat.
Kepala surat dimulai dengan logo/lambing organisasi/instansi, nama organisasi, sekretariat/alamat, nomor telepon, dan email atu website.
Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung. Kata jalan dituliskan lengkap jalan, tidak singkat Jl. atau Jln. Jika memiliki nomor telepon, tuliskan kata Telepon, bukan singkatan, nomor telepon tidak perlu diberi titik karena bukan merupakan suatu jumlah.

b. Nomor Surat, lampiran dan hal surat.
Pada umumnya format penomoran surat adalah:
Nomor surat (angka arab)/Jenis surat (masuk/keluar)/nama organisasi atau pihak yang mengeluarkan/bulan(ditulis dengan angka romawi)/tahun.
Nomor surat ditulis di sebelah kiri bawah kepala surat, kemudian dibawahnya diikuti lampiran dan hal surat.
Jenis surat masuk dan surat keluar dalam PMK FH-UH dan organisasi pada umumnya menggunakan kode A dan B, namun di beberapa organisasi menggunakan kode i dan ii, atau eks dan int.

c. Penulisan tanggal surat
Nama bulan itu jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11; Februari menjadi Feb. atau 2). Tahun juga dituliskan lengkap, tidak disingkat. Pada akhir tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, baik titik maupun tanda hubung. Kecuali Surat Keputusan, tanggal surat resmi/formal tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. )*to remain.

d. Penulisan Alamat Surat
Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut.
 Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.
 Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal).
 Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik).
 Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
 Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti Kapten atau Brigpol, kata sapaan Bapak, Ibu atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.
Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar :
Yth. Bapak Albert Lakollo, S.H. M.H.
Ykk. Saudara Hasihola Pasaribu
Yth. Prof. Dr. Ny. Alma Manuputty, S.H. M.H.
Yth. Dekan Fakultas Hukum Universitas Hasanuddin
Yth. Brigpol Mei Salmon Seger
Penulisan kata di, tidak menggunakan hurf capital karena merupakan partikel penghubung antar kalimat, diikuti tandakoma (,) dan garis datar (-)
Penulisan kata jalan tidak singkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut.

d. Penulisan salam pembuka
Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma.
Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat resmi yang bersifat netral adalah.
Dengan hormat, (D kapital, h kecil)
Salam sejahtera, (S kapital, s kecil)
Saudara .....,
Saudara ..... yang terhormat,
Bapak ..... yang terhormat,

e. Penulisan Salam Penutup
Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil. Sesudah salam penutup, dibubuhkan tanda koma.
Contoh:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam penutup jarang dipakai dalam organisasi namun lebih banyak dipakai dalm surat resmi instansi seperti bank, LSM, lembaga pemeritah dan swata.
f. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Surat resmi dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan, nomor anggota/registrasi organisasi atau pejabat yang bersangkutan (NIP,NRP), pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan suatu keharusan.

g. Penggunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b.
Bentuk a.n. (a kecil diberi titik dan n kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Bentuk singkatan a.n. dicantumkan di depan nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan itu.
Bentuk singkatan u.b. (u kecil diberi titik dan b kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan surat itu dilakukan oleh staf suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat atau lebih di bawah pimpinannya.

h. Tembusan
Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini tindasan atau c.c. (carbon copy), Pusat Bahasa tidak menganjurkan penggunaan istilah tersebut. Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan.

i. Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial ditempatkan pada bagian bawah di sebelah kiri. Misalnya:
SR/Ggn
SR : Singkatan nama pengonsep: Siti Rumati
Ggn : Singkatan nama pengetik: Gugun

PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN
FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE 2008-2009

Sekretariat : Bumi Harapan Indah Blok A No.3 Sudiang, Makassar 90245,Telpepon: 085255400955
SURAT KEPUTUSAN
No. 006/A/SK/PMK FH-UH/VIII/2009

TENTANG
KOMPOSISI STEERING COMMITTEE
DAN
SUSUNAN PANITIA PELAKSANA
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN (LDK)
PMK FH-UH TAHUN 2009

1. Menimbang : a. pentingnya pengenalan PMK FH-UH bagi anggota PMK FH-UH angkatan 2009;
b. pentingnya pengkaderan dan latihan kepemimpinan bagi anggota PMK FH-UH angkatan 2009;
c. bahwa berdasarkan poin (a) dan ( b) di atas, maka perlu dibentuk panitia pelaksana LDK PMK FH-UH Tahun 2009.

2. Mengingat : a. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga PMK FH-UH;
b. Program Kerja Pengurus PMK FH-UH Tahun 2009.

3. Memperhatikan : a.hasil rapat pengurus inti PMK FH-UH;
b.aspirasi yang berkembang dalam lingkup PMK FH-UH.

MEMUTUSKAN :

KOMPOSISI STEERING COMMITTEE
DAN
SUSUNAN SUSUNAN PANITIA PELAKSANA
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN (LDK)
PMK FH-UH TAHUN 2009

Menetapkan :

Pertama : Mengangkat Saudara(i) yang tersebut namanya dalam lampiran surat keputusan ini sebagai Steering Committee dan Panitia Pelaksana Latihan Dasar Kepemimpinan PMK FH-UH Tahun 2009.
Kedua : Saudara(i) yang tersebut namanya dalam lampiran surat keputuan ini yang merupakan Pengurus PMK FH-UH Periode 2008-2009 berdasarkan SK No. : 001/A/SK/PMK FH-UH/XI/2008, untuk sementara waktu bertindak sebagai panitia pelaksana sampai dengan berakhirnya kepanitiaan ini.
Ketiga : Tugas ini dilaksanakan dengan rasa tanggung jawab dan selalu berkoordinasi dengan pengurus.
Keempat : Dalam jangka waktu dua minggu setelah terlaksananya kegiatan tersebut, panitia pelaksana wajib membuat laporan pertanggungjawaban dan melaporkannya kepada pengurus.
Kelima : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan tidak akan ditinjau kembali kecuali terdapat kekeliruan di dalamnya.

Ditetapkan di Makassar
Pada tanggal 20 Agustus 2009

an. KETUA
PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN
FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS HASANUDDIN

ttd
H A N S
WAKIL KETUA

Tembusan :
1. Pembina PMK FH-UH
2. Masing-masing yang bersangkutan untuk diketahui
3. Arsip

PANITIA PELAKSANA
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN 2009
PERSEKUTUAN MAHASISWA KRISTEN
FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS HASANUDDIN

Sekretariat : Bumi Tamalanrea Permai Blok A No.623, Makassar 90245,Telpepon: 085255400955
No : 002/B/ PP-LDK PMK FH-UH/IX/2009
Lamp : 2 lembar
Hal : Permohonan Pembicara

Yth.Saudara Hasiholan Pasaribu
di,-
tempat

Salam sejahtera dalam kasih Yesus Kristus,

Segala puji, hormat dan kemuliaan hanya bagi Allah yang empunya pelayanan ini dan telah memberkati serta menolong kita dalam melaksanakan tugas dan pelayanan yang telah di percayakan –Nya.

Melalui surat ini, Panitia Pelaksana memohon kepada saudara untuk menjadi pembicara dalam Latihan Dasar Kepemimpinan (LDK)2009 Persekutuan Mahasiswa Kristen Fakultas Hukum Unhas (susunan acara jadual acara tujuan dan sasaran terlampir terlampir) yang rencananya akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal : Jumat-Minggu/2-4 Oktober 2009
Tempat : Malino
Materi : “Pengenalan PMK dan Dasar-dasar Organisasi”

Demikianlah penyampaian kami atas kesediaan saudara, kami ucapkan terima kasih. Semoga pelayanan yang kita kerjakan membawa kemuliaan bagi nama Tuhan. Tuhan Memberkati.

Makassar, 11 September 2009
PANITIA PELAKSANA

ttd ttd
Aprianus Dalise Devyta
Ketua Sekertaris

KEPANITIAAN

Organisasi tidak akan hidup dan bertahan dalam menjalankan roda organisasinya jika tidak ada kegiatan sebagai usaha-usaha pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Keberadaan kegiatan dimaksud berguna untuk memberikan peran kepada seluruh anggota organisasi, sehingga dapat berperan serta dalam menjalankan roda organisasi. Sebuah organisasi tanpa adanya kegiatan merupakan organisasi yang mati. Besarnya organisasi tidak dapat diukur dari jumlah anggotanya(kuantitas), tetapi apa yang telah mereka lalukan (kualitas).
Adapun kegiatan yang dilaksanakan merupakan turunan dari program kerja organisasi untuk efektifitas dan keberlangsungan organisasi. Program kerja sendiri adalah manifestasi dari tujuan organisasi. Wadah dalam menjalankan kegiatan yang disebut inilah yang kemudian disebut kepanitiaan.
Kepanitiaan ini berfungsi untuk mengatur kegiatan agar berjalan dengan sistem manajerial yang baik. Karena ada tanggung jawab yang besar dalam kepanitiaan, maka dibutuhkan suatu strategi kerja panitia, yang akan mengarahkan kerja dan proses dalam kepanitiaan.
Kepanitiaan juga merupakan proses pengkaderan yang paling efektif dalam sebuah organisasi. Dalam kepanitiaan setiap orang dapat berproses dan memperoleh tanggungjawab.
Strategi kepanitiaan bukanlah sebuat topik yang menarik untuk didiskusikan, akan tetapi akan lebih menarik jika diaplikasikan. Dengan melaksanakan strategi kepanitiaan, maka kader akan lebih memahami arti menjadi seorang pemimpin. Dalam strategi kepanitiaan setiap individu diberikan peran dalam berkoordinasi dengan orang lain untuk mencapai sebuah tujuan, yakni tujuan dari kegiatan dimaksud.

A. PENGERTIAN

Panitia adalah sekumpulan orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan. Panitia dapat dibentuk melalui proses recruitment yang dilakukan lembaga yang memandatkan suatu pekerjaan. Dalam ruang lingkup PMK FH-UH, dilakukan oleh pengurus untuk melaksanakan kegiatan yang menjadi program kerja organisasi.

B. JENIS-JENIS PANITIA

Adapun jenis-jenis panitia berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang diberikan, seperti :
1. Panitia Kerja,
2. Panitia Anggaran,
3. Panitia Ad Hock.

C. PERBEDAAN PANITIA DENGAN TEAM WORK

Dalam melaksanakan program kerja, terkadang harus disesuaikan dengan situasi, kondisi organisasi serta bentuk dan jenis kegiatan.
Tim kerja (teamwork) adalah sekelompok orang yang dibentuk untuk bekerjasama melaksanakan suatu pekerjaan dan tidak dibagi dalam divisi/seksi.
Pengurus bias saja hanya membentuk tim kerja apabila anggota organisasi sedikit atau program kerja yang akan dilaksanakan tidak membutuhkan waktu, dan anggaran yang besar.

D. HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PEMBENTUKAN KEPANITIAAN

Sebelum membentuk kepanitiaan , beberapa hal yang perllu diperhatikan antara lain:
1. Tujuan Kegiatan
Tujuan merupakan parameter dasar apakah event kepanitiaan nanti berhasil apa tidak. Dari tujuan inilah event akan ditentukan bentuknya, apakah berupa seminar, bazaar, pameran atau yang lain-lainnya. Tujuan event juga harus merupakan turunan dari visi organisasi tersebut. Selama proses berjalannya kepanitiaan, tujuan ini harus benar-benar dijiwai oleh semua elemen kepanitiaan agar semua elemen itu memahami apa yang sebenarnya mereka lakukan, tidak hanya sekedar faham terhadap hal yang bersifat teknis namun juga hal yang bersifat mendasar.

2. Faktor Internal Organisasi

a. Analisis SWOT organisasi dan calon panitia
Analisis ini dilakukan untuk mengukur seberapa besar kekuatan organisasi untuk me-running acara itu nantinya. Analisis harus dilakukan secara terbuka, realistis dan logis karena hasil yang didapatkan akan mempengaruhi proses kepanitiaan yang terbentuk.

b. Pelibatan seluruh elemen organisasi
Semua elemen organisasi itu harus tahu tentang event yang akan dilaksanakan. Dengan adanya pelibatan seluruh elemen organisasi maka sumber daya manusia yang dapat digunakan akan lebih besar dan lebih maksimal.

c. Program kerja, kegiatan atau event lainnya yang akan dilaksanakan organisasi.
Data event lainnya perlu pula untuk dikumpulkan agar dapat jarak waktu pelaksanaan event dapat diperkirakan dengan baik dan tidak terjadi penumpukan event diwaktu yang sama.

d. Kebutuhan anggota organisasi
Survey pasar merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Pengadaan event yang tidak berbasis dengan kebutuhan objek kegiatan hanya akan membuang tenaga dan uang karena partisipasi objek yang tidak maksimal.

3. Faktor Eksternal Organisasi

Calon-calon sektor pendukung
Sebuah kegiatan tidak dapat dilepaskan dari yang namanya sektor pendukung terutama pihak sponsor dan alumni. Disinilah kreativitas seorang panitia itu di uji, bagaimana cara menggaet sebanyak-banyaknya sponsor dan menarik simpati para alumni untuk dapat berpartisipasi pula didalam kegiatan event itu.
Tidak semua perusahaan mau menjadi sponsor karena event yang Anda laksanakan tidak berkaitan dengan core-bussines mereka. Tidak semua alumni juga mau terlibat, ketika mereka tidak melihat dengan jelas maksud dan tujuan kegiatan itu.
Kedua faktor ini harus dapat kita sinergisasikan sehingga event yang akan kita laksanakan bisa optimal menjangkau objek, namun tetap efektif dan efisien. Ketika tujuan dan metode telah selesai dibuat dan dianalisis maka event telah siap untuk dieksekusi oleh panitia yang akan dibentuk.

E. PEMILIHAN KETUA PANITIA

Inilah proses awal dari eksekusi kepanitiaan : memilih ketua panitia. Banyak metode yang dapat dilakukan untuk memilih ketua panitia ini. Dan menurut saya inilah cara terbaik memilih seorang ketua panitia :
1. Merekomendasikan beberapa orang untuk menjadi calon ketua panitia dengan melihat keaktifannya di organisasi dan track recordnya.
2. Screening: Mengeksplorasi cara berpikir setiap calon ketua panitia yang dapat dilakukan adalah dengan wawancara, pembuatan esay tentang kepanitiaan event yang bersangkutan, dan motivasinya ketika nanti menjadi seorang ketua
3. Meminta pandangan dari orang-orang terdekat setiap calon ketua panitia
4. Musyawarah penentuan ketua panitia
5. Memilih dan melantik (meng SK-kan)ketua panitia
Keberadaan ketua panitia akan menentukan keberhasilan event yang akan dilaksanakan disamping para anggota-anggotanya. Ketua panitia lah yang mengatur dan mengarahkan jalannya kepanitiaan untuk dapat mencapai tujuan event yang telah dirumuskan sebelumnya. Seorang ketua panitia harus memiliki mental yang kuat.

F. STRATEGI KEPANITIAAN

Strategi kepanitiaan merupakan cara, metode atau siasat yang digunakan oleh panitia dalam suatu kepanitiaan, sehingga tujuan dari kegiatan tersebut dapat tercapai. Strategi ini diantaranya berkaitan dengan penggalangan dana dan pembentukan seksi/divisi.
Pembentukan seksi dalam kepanitiaan adalah berdasarkan kebutuhan dari kegiatan. Jika kegiatan yang akan diadakan berkapasitas besar dan membutuhkan tanggung jawab besar maka seksinya harus detail dan membutuhkan orang yang banyak, namun jika kecil maka yang terjadi sebaliknya.
Contoh seksi-seksi dalam kepanitiaan : Seksi Acara, Seksi Perlengkapan, Seksi Dekorasi, Seksi Usaha Dana, Seksi Konsumsi dan seksi lainnya.

G. BAGIAN-BAGIAN DALAM KEPANITIAAN

1. Steering Committee
Steering Committee atau Panitia Pengarah adalah yang merupakan panitia penggagas awal kegiatan. Yang berada dalam SC adalah orang-orang yang berkompeten dalam wialayh kerja konseptual kegiatan tersebut dengan kegiatan secara keseluruan. Seringkali salah satu SC masuk menjadi ketua panitia dan disebut ex- officio. SC sebaiknya ganjil agar dalam pengambilan keputusan tidak trjadi masalah bila sampai terjadi voting.
SC (Steering Committee) bertugas membuat kebijakan seputar materi kegiatan, atau konsep Dasar pelaksanaan kegiatan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan.
.
2. Oranizing Committee/Organisazing Committe (OC)
Panitia Pelaksana atau OC ( Organizing Committee) adalah panitian yang bertugas dalam hal-hal yang bersifat Operasional, biasanya terdiri :.
a. Ketua
Ketua Panitia adalah jabatan tertinggi dalam kepanitiaan yang bertugas:
 mengkoordinir & mengingatkan kegiatan setiap bidang,
 membuat n mengkoordinir pertemuan,
 membuat agenda pertemuan/rapat,
 menyusun LPJ (bekerjasama dengan semua bidang).

b. Sekertaris
Tugas sekertaris antara lain:
 mencatat dan membagi hasil rapat,
 mengarsipkan surat masuk & surat keluar,
 membuat proposal kegiatan,
 membuat sertifikat pemateri dan peserta kegiatan,
 menjaga inventaris (stempel, alat tulis, dll),
 membuat dan menyurati pembicara, , tempat pencarian dana dll,
 menyusun time schedule seluruh kegiatan,
 menyusun LPJ.

c. Bendahara
Tugas:antara lain:
 mengelola dan mengatur keuangan
 menyusun LPJ.

d. Seksi-seksi/Divisi-divisi
Divisi/seksi Kelompok yang dibentuk untuk mendelegasikan pekerjaan. Tugas dan fungsi seksi/divisi tergantung dari pembagian divisinya masing-masing. Tugas seksi/divisi antara lain:
 menyusun tema, tujuan dan sasaran kegiatan
 menyusun format jadual acara
 mengontrol jalannya acara
 menyusun materi kegiatan (tujuan dan sasaran, pemateri, dll)
 menentukan, menghubungi pembicara atau pengisi acara
 menyusun buku pandua acara
 mengadakan registrasi seluruh peserta kegiatan
 menyiapkan alat dokumentasi yang diperlukan dan membuat dokumentasi kegiatan
 menyiapkan dekorasi lokasi kegiatan
 mempublikasikan setiap rencana kegiatan
 mengumpulkan informasi dan melakukan cek lokasi kegiatan
 mendata & menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan
 mendata dan menyiapkan transportasi
 membuat name tag panitia dan peserta kegiatan
 membuat spanduk kegiatan
 menyusun dan melaksanakan rencana pencarian dana
 menyusun time schedule
 menyiapkan konsumsi pada saat latihan dan pelaksanaan kegiatan
 menyiapkan peralatan makan dan perlengkapan dapur yang dibutuhkan
 menyusun time schedule masing-masing divisi
 menyusun anggaran yang akan dikeluarkan
 menyusun evaluasi seluruh kegiatan/acara masing-masing dan menyerahkan kepada panitia inti

H. URUTAN KERJA KEPANITIAAN SUATU KEGIATAN

1. Munculnya ide/ rencana kegiatan.
Ide kegiatan ada untuk melaksanakan program yang telah disusun oleh pengurus. Untuk itu sebelum kegiatan dilaksanakan perlu adanya tujuan kegiatan, sehingga nantinya kegiatan tersebut dapat diukur keberhasilannya. Ide atau rencana kegiatan sebelum dilimpahkan kepada kepanitiaan untuk dikerjakan, seringkali didiskusikan dulu oleh pengurus dengan orang-orang yang berkompeten (sering digodok oleh steering comitee). Hal ini terjadi agar kegiatan yang merupakan turunan program dapat menjawab tujuan diadakannya kegiatan tersebut.

2. Rapat Awal/Persiapan
Rapat awal kepanitiaan ini berfungsi; untuk men-share ide atau rencana kegiatan (oleh steering comitee), menentukan kedudukan masing-masing individu dalam panitia, menyusun & menyepakati Job description, merencanakan & membuat time schedule kerja panitia. Setelah rapat awal, diusahakan proposal kegiatan telah diselesaikan oleh panitia.

3. Rapat Panitia Lanjutan
Rapat-rapat lanjutan dapat dilakukan oleh seluruh anggota panitia ataupun dilakukan di masing-masing seksi yang ada

4. Melakukan persiapan-persiapan kegiatan dan koordinasi antar seksi dalam kepanitiaan

5. Pelaksanaan kegiatan
Pada saat pelaksanaan kegiatan, setiap seksi bertanggung jawab terhadap peran yang diberikan kepadanya. Jika ada seksi yang tidak bertugas pada saat pelaksanaan kegiatan (misalkan seksi usaha dana), maka dapat diperbantukan kepada seksi lainnya.

6. Evaluasi
Evaluasi dilakukan setelah kegiatan selesai. Adapun hal-hal yang perlu dievaluasi :
a. Kinerja kepanitiaan
b. Capaian kegiatan (secara kuantitatif ataupun kualitatif)
c. Respon peserta kegiatan
d. Adanya usul dan saran

7. Membuat Laporan kegiatan (Laporan pelaksanaan & keuangan kegiatan)
Laporan dibuatkan per-seksi, setelah itu ketua panitia bersama sekretaris & bendahara membuatkan laporan keseluruan kegiatan.

I. FOKUS DALAM KEPANITIAAN

Ada hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam kepanitiaan. Hal-hal ini memiliki pengaruh dalam meningkatkan kinerja kepanitiaan secara keseluruhan. Adapun hal-hal tersebut adalah :

1. Peran pemimpin/ ketua/ koordinator
Pemimpin harus mampu memotivasi anggota agar bekerja sesuai dengan perencanaan selain itu pemimpin juga harus mampu bersikap tegas dan mengayomi.

2. Perbedaan karakter antar inividu
Kenyataan yang harus dihadapi dalam kepanitiaan adalah adanya berbagai individu dengan karakter yang berbeda. Untuk itu perlu ditempatkannya kepentingan dan tujuan panitia diatas seluruh kepentingan sehingga tidak ada perang kepentingan. Selain itu perlu juga adanya proses saling menghargai yang membangun sehingga dalam bekerjasama bisa saling bahu-membahu.

J. DINAMIKA KEPANITIAAN

Dalam kepanitiaan pasti akan ada konflik atau pertentangan, baik itu ide, karakter dan lainnya. Untuk itu konflik harus dikendalikan sehingga tidak mengganggu kinerja.
1. Harus ada koordinasi
Kepanitiaan bukanlah milik salah satu seksi saja, akan tetapi dimiliki seluruh anggota kepanitiaan. Untuk itu harus ada koordinasi yang efektif, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam bekerja. Berkenaan dengan hal itu pula, perlu dihindari terjadinya miss comunication.
2. Efektif dan efesien
Setiap anggota dalam kepanitiaan haruslah berpikir dan bertindak secara efektif dan efesien. Hal ini dikarenakan waktu, dana, tenaga dan sumber daya lainnya kadang kala terbatas untuk itu perlu adanya pola pikir dimaksud.

K. ISTILAH-ISTILAH DALAM KEPANITIAAN

Job description
Penjabaran tugas dari masing-masing peran dalam kepanitiaan, seperti ketua panitia, sekretaris, bendahara, koordinator seksi & anggota seksi. Dalam job description harus dijelaskan secara lengkap pembagian tugas sehingga tidak terjadi tumpang-tindih pekerjaan.

JukLak
Petunjuk pelaksanaan sebelum diadakannya kegiatan. Juklak sering dibuat oleh seksi acara dan dikoordinasikan dengan seksi lainnya.

Time Schedule
Perencanaan waktu dari persiapan hingga pada akhir pelaporan kegiatan berlangsung. Time Schedule disusun bersama-sama seluruh kepanitiaan, sehingga tidak ada tabrakan waktu. Time Schedule harus dilaksanakan, dan tidak ada “jam karet” dalam pelaksanaan Time Schedule. Peran koordinaor seksi & ketua panitia memperhatikan setiap anggota bekerja sesuai dengan Time Schedule.